Ein digitaler Mitarbeiter erfasst Eingangsrechnungen, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab und bereitet die Kontierung vor. Ihr Team prüft und gibt frei.
PDF per Mail, Papier per Post, manchmal ein Foto vom Lieferanten im Anhang. Jede Rechnung muss erst manuell erfasst werden, bevor überhaupt geprüft werden kann.
Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein prüfen heißt: drei Belege raussuchen, Positionen einzeln vergleichen, Mengen- und Preisabweichungen von Hand markieren.
Welches Sachkonto, welche Kostenstelle, welcher Steuersatz bei diesem Lieferanten üblich ist, weiß oft nur eine erfahrene Fachkraft im Kopf. Bei Abwesenheit stockt die Bearbeitung.
Rechnungen liegen im Postkorb oder auf dem Schreibtisch, bis jemand daran denkt sie weiterzuleiten. Skonto-Fristen laufen ab, Mahnungen kommen rein.
Ob abgerechnete Leistungen, Tarife und Zeiträume stimmen, wird mangels Zeit oft nur stichprobenartig geprüft.
Eigene Engpässe im Ablauf gehören mit in den Auftrag.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Liest Eingangsrechnungen aus Mail-Postfach oder Scan aus und erfasst Lieferant, Betrag, Positionen und Rechnungsnummer strukturiert im System.
Gleicht Rechnungspositionen automatisch mit Bestellung und Lieferschein ab und markiert Mengen- oder Preisabweichungen für die Prüfung durch Ihr Team.
Schlägt Sachkonto, Kostenstelle und Steuersatz auf Basis von Lieferant und Belegart vor. Ihre Buchhaltung übernimmt oder korrigiert den Vorschlag.
Leitet die geprüfte Rechnung an die zuständige Freigabeperson weiter und erinnert bei Skonto-relevanten Fristen rechtzeitig.
Hält fest, welche Rechnung wo im Freigabeprozess steht, damit nichts im Postkorb liegen bleibt und Mahnungen vermieden werden.
Prüft Rechnungen gegen Verträge, Tarife und Leistungszeiträume und markiert Doppelberechnungen und Abweichungen.
Eigene Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, eingearbeitet wie der Standard.
Ihr digitaler Mitarbeiter bereitet jede Eingangsrechnung entscheidungsreif vor. Die Freigabe bleibt bei Ihrem Team.
Erprobte Agentenlogik, individuell abgebildet: Ihr Prozess, Ihre Prüfungen, Ihr Software-Stand. Maßanzug statt Stange.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Betrieb.