Ein digitaler Kollege übernimmt Auftragsannahme, Statusanfragen und Frachtdokumente im Tagesgeschäft. Ihre Disposition bleibt bei der Steuerung, nicht bei der Sachbearbeitung.
Wo ist meine Sendung, wann kommt die Lieferung. Disponenten und Sachbearbeiter beantworten diese Fragen per Telefon und Mail parallel zur eigentlichen Steuerung, obwohl der Status im TMS längst hinterlegt ist.
Frachtaufträge kommen als Mail, PDF oder Anruf rein, mit wechselnden Formaten je Kunde. Referenznummer, Ladestelle, Entladestelle und Termin müssen manuell ins System übertragen werden, bevor disponiert werden kann.
CMR, Lieferschein, Rechnung prüfen und ablegen, dazu Avise an Empfänger und Rampen raustelefonieren oder mailen. Zeitfenster koordinieren kostet vor allem in Spitzenzeiten viele Sachbearbeiterstunden.
Bei Transportschäden müssen Meldung, Fotos, Frachtbrief und Versicherungsangaben zusammengetragen und fristgerecht weitergeleitet werden. Das läuft oft manuell nebenher und gerät unter Zeitdruck.
Eigene Engpässe im Ablauf gehören mit in den Auftrag.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Der digitale Mitarbeiter prüft eingehende Statusanfragen gegen das TMS und bereitet die Antwort mit dem aktuellen Sendungsstand vor. Versendet wird nach Freigabe durch Ihr Team. Nur Sonderfälle landen beim Disponenten.
Eingehende Auftragsmails werden ausgelesen, Referenz, Ladestelle, Entladestelle und Termin strukturiert erfasst und als Entwurf ins System übertragen. Freigabe und finale Disposition bleiben beim Menschen.
Der Kollege stimmt Zeitfenster mit Empfängern und Rampen per Mail ab und trägt bestätigte Slots ins System ein, sodass Disponenten nur bei Konflikten eingreifen.
CMR, Lieferschein und Rechnung werden auf Vollständigkeit geprüft, den richtigen Aufträgen zugeordnet und abgelegt. Abweichungen werden für die Sachbearbeitung markiert.
Bei gemeldeten Schäden stellt der digitale Mitarbeiter Frachtbrief, Fotos und Auftragsdaten zusammen und bereitet die Meldung vor. Versand und Bewertung entscheidet weiterhin die Sachbearbeitung.
Eigene Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, eingearbeitet wie der Standard.
Bestellungen aus Mail und PDF ins ERP, plus kapazitätsbasierte Terminierung.
Rechnungen und Lieferscheine erstellen, prüfen, koppeln, inkl. Zolldokumente.
Postfächer triagieren, zuordnen, vorbereiten. Teil praktisch jedes digitalen Mitarbeiters.
Beschwerden erfassen, kategorisieren, Vorgang anlegen, Standardfälle vorbereiten.
Eingangsrechnungen erfassen, gegen Bestellung prüfen, Kontierung vorbereiten.
Ihre Disposition steuert den Verkehr, nicht das Postfach.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Betrieb.