Er behält offene Posten im Blick, bereitet Zahlungserinnerungen in Eskalationsstufen vor und gleicht Zahlungseingaenge ab. Versendet wird erst nach Ihrer Freigabe.
Offene Posten aus der Buchhaltung landen in einer Excel-Liste, die nur alle paar Wochen angeschaut wird. Fällige Rechnungen bleiben dadurch tagelang unbeachtet liegen.
Für jede überfällige Rechnung müssen Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung einzeln formuliert, Fälligkeitsdaten nachgerechnet und Anschreiben individuell angepasst werden.
Kontoauszüge und OP-Liste werden manuell gegeneinander geprüft, um zu erkennen, welche Mahnung noch rausgehen muss und welche sich erledigt hat.
Kundenzusagen ("zahle nächste Woche") landen in E-Mails oder auf Zetteln und werden nicht systematisch nachverfolgt, dadurch verschleppt sich das Mahnwesen weiter.
Sicher gibt es bei Ihnen noch eigene Stellen in diesem Ablauf, an denen täglich Zeit liegen bleibt. Genau die nehmen wir mit auf.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Gleicht die OP-Liste aus Buchhaltung/ERP täglich ab und markiert fällige und überfällige Rechnungen automatisch.
Erstellt Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung inklusive korrekter Fristen und Beträge als Entwurf, passend zur jeweiligen Eskalationsstufe.
Legt die vorbereiteten Mahnungen zur Prüfung vor und verschickt sie erst, wenn ein Mitarbeiter zugestimmt hat.
Prüft eingehende Zahlungen gegen offene Posten und aktualisiert den Status, sodass erledigte Fälle nicht weiter gemahnt werden.
Fuehrt Wiedervorlagen zu Kundenzusagen und Zahlungszielen und meldet sich rechtzeitig, wenn nachgefasst werden muss.
Die individuellen Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, die nur bei Ihnen gelten, übernimmt der digitale Mitarbeiter genauso. Das ist der Maßanzug.
So bleibt das Mahnwesen konsequent, ohne dass jemand ständig die OP-Liste im Kopf haben muss.
Die Agentenlogik ist erprobt und immer gleich. Ihren Prozess, Ihre Prüfungen und Ihren Software-Stand bilden wir individuell ab. Sie bekommen den Maßanzug, nicht die Stange.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den konkreten Hebel in einem Ihrer Prozesse.