Er behält offene Posten im Blick, bereitet Zahlungserinnerungen in Eskalationsstufen vor und gleicht Zahlungseingänge ab. Versendet wird erst nach Ihrer Freigabe.
Offene Posten aus der Buchhaltung landen in einer Excel-Liste, die nur alle paar Wochen angeschaut wird. Fällige Rechnungen bleiben dadurch tagelang unbeachtet liegen.
Für jede überfällige Rechnung müssen Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung einzeln formuliert, Fälligkeitsdaten nachgerechnet und Anschreiben individuell angepasst werden.
Kontoauszüge und OP-Liste werden manuell gegeneinander geprüft, um zu erkennen, welche Mahnung noch rausgehen muss und welche sich erledigt hat.
Kundenzusagen ("zahle nächste Woche") landen in E-Mails oder auf Zetteln und werden nicht systematisch nachverfolgt, dadurch verschleppt sich das Mahnwesen weiter.
Eigene Engpässe im Ablauf gehören mit in den Auftrag.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Gleicht die OP-Liste aus Buchhaltung/ERP täglich ab und markiert fällige und überfällige Rechnungen automatisch.
Erstellt Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung inklusive korrekter Fristen und Beträge als Entwurf, passend zur jeweiligen Eskalationsstufe.
Legt die vorbereiteten Mahnungen zur Prüfung vor und verschickt sie erst, wenn ein Mitarbeiter zugestimmt hat.
Prüft eingehende Zahlungen gegen offene Posten und aktualisiert den Status, sodass erledigte Fälle nicht weiter gemahnt werden.
Führt Wiedervorlagen zu Kundenzusagen und Zahlungszielen und meldet sich rechtzeitig, wenn nachgefasst werden muss.
Eigene Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, eingearbeitet wie der Standard.
So bleibt das Mahnwesen konsequent, ohne dass jemand ständig die OP-Liste im Kopf haben muss.
Erprobte Agentenlogik, individuell abgebildet: Ihr Prozess, Ihre Prüfungen, Ihr Software-Stand. Maßanzug statt Stange.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Betrieb.