Ein digitaler Mitarbeiter erfasst Eingangsrechnungen, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab und bereitet die Kontierung vor. Ihr Team prüft und gibt frei.
PDF per Mail, Papier per Post, manchmal ein Foto vom Lieferanten im Anhang. Jede Rechnung muss erst manuell erfasst werden, bevor überhaupt geprüft werden kann.
Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein prüfen heisst: drei Belege raussuchen, Positionen einzeln vergleichen, Mengen- und Preisabweichungen von Hand markieren.
Welches Sachkonto, welche Kostenstelle, welcher Steuersatz bei diesem Lieferanten üblich ist, weiss oft nur eine erfahrene Fachkraft im Kopf. Bei Abwesenheit stockt die Bearbeitung.
Rechnungen liegen im Postkorb oder auf dem Schreibtisch, bis jemand daran denkt sie weiterzuleiten. Skonto-Fristen laufen ab, Mahnungen kommen rein.
Sicher gibt es bei Ihnen noch eigene Stellen in diesem Ablauf, an denen täglich Zeit liegen bleibt. Genau die nehmen wir mit auf.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Liest Eingangsrechnungen aus Mail-Postfach oder Scan aus und erfasst Lieferant, Betrag, Positionen und Rechnungsnummer strukturiert im System.
Gleicht Rechnungspositionen automatisch mit Bestellung und Lieferschein ab und markiert Mengen- oder Preisabweichungen für die Prüfung durch Ihr Team.
Schlaegt Sachkonto, Kostenstelle und Steuersatz auf Basis von Lieferant und Belegart vor. Ihre Buchhaltung übernimmt oder korrigiert den Vorschlag.
Leitet die geprüfte Rechnung an die zuständige Freigabeperson weiter und erinnert bei Skonto-relevanten Fristen rechtzeitig.
Hält fest, welche Rechnung wo im Freigabeprozess steht, damit nichts im Postkorb liegen bleibt und Mahnungen vermieden werden.
Die individuellen Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, die nur bei Ihnen gelten, übernimmt der digitale Mitarbeiter genauso. Das ist der Maßanzug.
Ihr digitaler Mitarbeiter bereitet jede Eingangsrechnung entscheidungsreif vor. Die Freigabe bleibt bei Ihrem Team.
Die Agentenlogik ist erprobt und immer gleich. Ihren Prozess, Ihre Prüfungen und Ihren Software-Stand bilden wir individuell ab. Sie bekommen den Maßanzug, nicht die Stange.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den konkreten Hebel in einem Ihrer Prozesse.