Geteilte Postfächer wie info@ oder service@ laufen bei den meisten Mittelstandsbetrieben nebenher mit. Ein digitaler Mitarbeiter sichtet jede eingehende Mail, ordnet sie zu, leitet sie weiter und bereitet Standardantworten vor. Freigabe bleibt immer bei Ihnen.
Bestellungen, Reklamationen, Anfragen und Spam landen im selben Postfach. Jemand muss jede Mail öffnen, lesen und entscheiden, bevor überhaupt Arbeit beginnt.
Mails werden manuell an Vertrieb, Einkauf oder Buchhaltung weitergeleitet. Bis die richtige Person antwortet, vergehen oft Tage, weil die Mail erst den Umweg über zwei falsche Postfächer nimmt.
Lieferzeit, Rechnungskopie, Statusanfrage: die Antworten wiederholen sich wöchentlich, werden aber jedes Mal neu getippt statt aus einem Standard-Textbaustein zusammengesetzt.
Zwischen Newslettern und Routineanfragen übersieht das Team gelegentlich die eine dringende Reklamation oder Mahnung, weil der Posteingang nicht nach Dringlichkeit sortiert ist.
Eigene Engpässe im Ablauf gehören mit in den Auftrag.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Jede neue Mail wird gelesen und dem Anliegen zugeordnet: Bestellung, Reklamation, Rückfrage, Rechnung, Sonstiges.
Erkannte Anliegen werden an das zuständige Postfach oder die zuständige Person weitergeleitet, inklusive kurzer Einordnung was es ist.
Für wiederkehrende Anfragen wie Lieferstatus oder Rechnungskopie wird eine Antwort als Entwurf vorbereitet, freigabefertig für den Postausgang.
Reklamationen, Mahnungen und zeitkritische Anfragen werden priorisiert und sichtbar markiert, statt in der Masse unterzugehen.
Wo die Mail einen anderen digitalen Mitarbeiter betrifft, etwa eine Auftragsbestätigung oder eine Eingangsrechnung, wird der Vorgang direkt an dessen Bearbeitung übergeben.
Eigene Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, eingearbeitet wie der Standard.
Der Posteingang ist selten die einzige Aufgabe, meist der Einstieg: von hier aus führt jeder digitale Mitarbeiter bei bee-hub.ai die Anliegen weiter in den passenden Prozess.
Erprobte Agentenlogik, individuell abgebildet: Ihr Prozess, Ihre Prüfungen, Ihr Software-Stand. Maßanzug statt Stange.
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