Geteilte Postfächer wie info@ oder service@ laufen bei den meisten Mittelstandsbetrieben nebenher mit. Ein digitaler Mitarbeiter sichtet jede eingehende Mail, ordnet sie zu, leitet sie weiter und bereitet Standardantworten vor. Freigabe bleibt immer bei Ihnen.
Bestellungen, Reklamationen, Anfragen und Spam landen im selben Postfach. Jemand muss jede Mail öffnen, lesen und entscheiden, bevor überhaupt Arbeit beginnt.
Mails werden manuell an Vertrieb, Einkauf oder Buchhaltung weitergeleitet. Bis die richtige Person antwortet, vergehen oft Tage, weil die Mail erst den Umweg über zwei falsche Postfaecher nimmt.
Lieferzeit, Rechnungskopie, Statusanfrage: die Antworten wiederholen sich woechentlich, werden aber jedes Mal neu getippt statt aus einem Standard-Textbaustein zusammengesetzt.
Zwischen Newslettern und Routineanfragen übersieht das Team gelegentlich die eine dringende Reklamation oder Mahnung, weil der Posteingang nicht nach Dringlichkeit sortiert ist.
Sicher gibt es bei Ihnen noch eigene Stellen in diesem Ablauf, an denen täglich Zeit liegen bleibt. Genau die nehmen wir mit auf.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Jede neue Mail wird gelesen und dem Anliegen zugeordnet: Bestellung, Reklamation, Rückfrage, Rechnung, Sonstiges.
Erkannte Anliegen werden an das zuständige Postfach oder die zuständige Person weitergeleitet, inklusive kurzer Einordnung was es ist.
Für wiederkehrende Anfragen wie Lieferstatus oder Rechnungskopie wird eine Antwort als Entwurf vorbereitet, freigabefertig für den Postausgang.
Reklamationen, Mahnungen und zeitkritische Anfragen werden priorisiert und sichtbar markiert, statt in der Masse unterzugehen.
Wo die Mail einen anderen digitalen Mitarbeiter betrifft, etwa eine Auftragsbestätigung oder eine Eingangsrechnung, wird der Vorgang direkt an dessen Bearbeitung übergeben.
Die individuellen Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, die nur bei Ihnen gelten, übernimmt der digitale Mitarbeiter genauso. Das ist der Maßanzug.
Der Posteingang ist selten die einzige Aufgabe, meist der Einstieg: von hier aus führt jeder digitale Mitarbeiter bei Bee Hub die Anliegen weiter in den passenden Prozess.
Die Agentenlogik ist erprobt und immer gleich. Ihren Prozess, Ihre Prüfungen und Ihren Software-Stand bilden wir individuell ab. Sie bekommen den Maßanzug, nicht die Stange.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den konkreten Hebel in einem Ihrer Prozesse.