Ein digitaler Kollege erfasst eingehende Reklamationen, ordnet sie den richtigen Aufträgen und Chargen zu und bereitet den Vorgang vor, damit Ihr Team direkt entscheiden statt erst suchen kann.
Per Mail, Telefonnotiz, Kundenportal oder als Anhang zur Lieferschein-Rückmeldung. Bis alles im Reklamationsformular oder ERP steht, vergeht Zeit, in der der Vorgang schon hätten laufen können.
Welche Bestellnummer, welcher Lieferschein, welche Charge betroffen ist, muss oft aus Lieferpapieren, Wareneingang und Auftragshistorie zusammengesucht werden, bevor die eigentliche Klärung überhaupt beginnt.
Ob eine Reklamation als Falschlieferung, Qualitätsmangel oder Mengenabweichung läuft, entscheidet oft Bauchgefühl statt einheitlicher Kriterien. Das erschwert Auswertung und Reklamationsquote.
Ein wiederkehrender Fall wie eine Falschlieferung bei bekanntem Artikel durchläuft denselben manuellen Erfassungsaufwand wie ein komplett neuer, unklarer Sachverhalt.
Eigene Engpässe im Ablauf gehören mit in den Auftrag.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Der digitale Mitarbeiter liest eingehende Mails, Formulare und Anhänge aus und legt daraus einen strukturierten Reklamationsvorgang an, statt dass jemand von Hand abtippt.
Er gleicht die Angaben mit Auftrags- und Wareneingangsdaten ab und schlägt die passende Zuordnung vor, die Ihr Team nur noch bestätigt.
Nach festgelegten Kriterien schlägt er eine Kategorie vor, etwa Falschlieferung, Mengenabweichung oder Qualitätsmangel, damit die Auswertung später belastbar bleibt.
Bei wiederkehrenden Fällen bereitet er die passende Antwort oder Gutschrift-Anfrage als Entwurf vor, den ein Mitarbeiter prüfen und freigeben kann.
Er markiert Reklamationen, bei denen eine Rückmeldung vom Lieferanten oder Kunden noch aussteht, und erinnert rechtzeitig, damit nichts liegen bleibt.
Eigene Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, eingearbeitet wie der Standard.
Reklamationen bearbeiten, ohne dass etwas liegen bleibt, und ohne dass es an der Sachbearbeitung hängt.
Erprobte Agentenlogik, individuell abgebildet: Ihr Prozess, Ihre Prüfungen, Ihr Software-Stand. Maßanzug statt Stange.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Betrieb.