Ein digitaler Kollege erfasst eingehende Reklamationen, ordnet sie den richtigen Aufträgen und Chargen zu und bereitet den Vorgang vor, damit Ihr Team direkt entscheiden statt erst suchen kann.
Per Mail, Telefonnotiz, Kundenportal oder als Anhang zur Lieferschein-Rückmeldung. Bis alles im Reklamationsformular oder ERP steht, vergeht Zeit, in der der Vorgang schon haetten laufen können.
Welche Bestellnummer, welcher Lieferschein, welche Charge betroffen ist, muss oft aus Lieferpapieren, Wareneingang und Auftragshistorie zusammengesucht werden, bevor die eigentliche Klaerung überhaupt beginnt.
Ob eine Reklamation als Falschlieferung, Qualitätsmangel oder Mengenabweichung läuft, entscheidet oft Bauchgefuehl statt einheitlicher Kriterien. Das erschwert Auswertung und Reklamationsquote.
Ein wiederkehrender Fall wie eine Falschlieferung bei bekanntem Artikel durchläuft denselben manuellen Erfassungsaufwand wie ein komplett neuer, unklarer Sachverhalt.
Sicher gibt es bei Ihnen noch eigene Stellen in diesem Ablauf, an denen täglich Zeit liegen bleibt. Genau die nehmen wir mit auf.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Der digitale Mitarbeiter liest eingehende Mails, Formulare und Anhänge aus und legt daraus einen strukturierten Reklamationsvorgang an, statt dass jemand von Hand abtippt.
Er gleicht die Angaben mit Auftrags- und Wareneingangsdaten ab und schlaegt die passende Zuordnung vor, die Ihr Team nur noch bestätigt.
Nach festgelegten Kriterien schlaegt er eine Kategorie vor, etwa Falschlieferung, Mengenabweichung oder Qualitätsmangel, damit die Auswertung später belastbar bleibt.
Bei wiederkehrenden Fällen bereitet er die passende Antwort oder Gutschrift-Anfrage als Entwurf vor, den ein Mitarbeiter prüfen und freigeben kann.
Er markiert Reklamationen, bei denen eine Rückmeldung vom Lieferanten oder Kunden noch aussteht, und erinnert rechtzeitig, damit nichts liegen bleibt.
Die individuellen Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, die nur bei Ihnen gelten, übernimmt der digitale Mitarbeiter genauso. Das ist der Maßanzug.
Reklamationen bearbeiten, ohne dass etwas liegen bleibt, und ohne dass es an der Sachbearbeitung hängt.
Die Agentenlogik ist erprobt und immer gleich. Ihren Prozess, Ihre Prüfungen und Ihren Software-Stand bilden wir individuell ab. Sie bekommen den Maßanzug, nicht die Stange.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den konkreten Hebel in einem Ihrer Prozesse.