Anfragen sichten, Angebote vorbereiten, Rechnungen stellen: Ihr digitaler Kollege übernimmt die wiederkehrende Büroarbeit rund ums Projektgeschäft, damit Ihr Team am Kunden arbeitet statt an der Ablage.
Projektanfragen, Rückfragen zu laufenden Aufträgen und reine Terminwünsche landen ungefiltert im selben Postfach. Bis jemand sichtet, was dringend, was Bestandskunde und was Streuanfrage ist, vergehen oft Stunden.
Leistungspositionen aus Briefing und Stundensätzen zusammenstellen, Textbausteine anpassen, Vorlage pflegen: Angebotserstellung frisst regelmäßig Zeit, die eigentlich für die Kundenarbeit gedacht war.
Zeiterfassung, Projekttool und E-Mail-Verlauf laufen getrennt. Bis ein sauberer Leistungsnachweis für Abrechnung oder internen Report zusammengetragen ist, wird händisch zusammenkopiert.
Wiederkehrende Abrechnung nach Leistungsnachweis, Fälligkeiten im Blick behalten und Zahlungserinnerungen formulieren bleibt oft an der Person hängen, die eigentlich gerade Kundenprojekte steuern sollte.
Eigene Engpässe im Ablauf gehören mit in den Auftrag.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Erkennt Absender, Projektart und Dringlichkeit im Posteingang, sortiert nach Kategorie und bereitet einen Antwortentwurf für Rückfragen vor. Versand nach Freigabe durch das Team.
Zieht Leistungspositionen aus Briefing und Preisliste, befüllt die Angebotsvorlage und legt den Entwurf zur Prüfung vor, bevor er an den Kunden geht.
Führt Zeiterfassung und Projekttool zu einem Statusüberblick zusammen und bereitet Leistungsnachweise für Abrechnung oder internes Reporting auf.
Erstellt aus geprüften Leistungsnachweisen den Rechnungsentwurf inklusive Positionen und Fälligkeit, zur Freigabe vor dem Versand.
Prüft offene Posten gegen Fälligkeitsdaten und formuliert Erinnerungstexte, die erst nach Freigabe verschickt werden.
Eigene Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, eingearbeitet wie der Standard.
Zielfirmen finden, Kontakte und Kaufsignale anreichern, fertige Listen für den Vertrieb.
Anfrage erfassen, Kalkulation vorbereiten, Angebot erstellen, abstimmen, nachfassen.
Acht Fach-Sparringspartner (Vertrieb, Einkauf, Kalkulation, Controlling …) auf Ihren echten Zahlen. Additiv, für Bestandskunden.
Offene Posten, Zahlungserinnerungen in Stufen, Fristen und Wiedervorlagen im Blick.
Postfächer triagieren, zuordnen, vorbereiten. Teil praktisch jedes digitalen Mitarbeiters.
So bleibt die Büroarbeit im Takt, während Ihr Team sich auf die Projekte konzentriert, für die Kunden Sie beauftragt haben.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Betrieb.