Belege sortieren, Mandanten an fehlende Unterlagen erinnern, Fristen im Blick behalten: ein digitaler Kollege übernimmt die Sachbearbeitung, Ihr Team gibt frei.
Papierbelege, Scans, E-Mail-Anhänge und DATEV Unternehmen online kommen unsortiert rein. Jede Buchhaltungskraft sortiert und kontiert erstmal von Hand, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Vor jedem Abschluss fehlen Kontoauszüge, Rechnungen oder Belege einzelner Mandanten. Das Nachhaken per Telefon oder E-Mail frisst Zeit und wird oft aufgeschoben.
USt-Voranmeldung, Lohnsteuer, Jahresabschluss: bei mehreren hundert Mandanten verliert man leicht den Überblick, welcher Termin als nächstes kippt.
Rückfragen zu Buchungen, Statusabfragen zum Bescheid, Erinnerungen an Unterschriften: das Gleiche wird jeden Monat aufs Neue manuell beantwortet.
Eigene Engpässe im Ablauf gehören mit in den Auftrag.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Erfasst eingehende Belege aus Scan, Mail und Online-Postfach, ordnet sie Konten und Mandanten zu und stellt den Buchungsvorschlag zur Prüfung bereit.
Erkennt Lücken vor dem Abschluss und bereitet das Anschreiben an den Mandanten vor, mit klarer Liste was noch fehlt. Ihr Team gibt den Versand frei. Eskalation an Ihr Team, wenn nach zweiter Erinnerung nichts kommt.
Behält USt-Voranmeldungen, Lohnsteuertermine und Abschlussfristen je Mandant im Blick und meldet rechtzeitig, wenn ein Termin eng wird, statt dass es im Kalender untergeht.
Beantwortet wiederkehrende Mandantenfragen zu Status und einfachen Sachverhalten anhand hinterlegter Informationen, komplexe Fälle gehen direkt an die zuständige Fachkraft.
Gleicht Buchungsdaten mit DATEV ab, markiert Abweichungen und bereitet eine prüfbare Übersicht vor, bevor Ihr Team final freigibt.
Eigene Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, eingearbeitet wie der Standard.
Was Ihr Team heute von Hand macht, und was davon bleibt.
| Vorgang | Heute, von Hand | Mit dem digitalen Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Mandant anlegen & Onboarding | Fragebogen rumschicken, Daten abtippen, mehrfach nachhaken | Der Mandant erzählt alles in einem geführten Gespräch; Fehlendes fragt der Agent selbst nach und legt Mandant und Stammdaten an |
| Stammdaten pflegen | Adress-, Bank- und Personaländerungen aus Mail oder Anruf abtippen | Die Änderung wird ausgelesen, Felder werden vorbefüllt und nach Ihrer Freigabe geschrieben |
| Belege zuführen | Sichten, dem richtigen Mandanten zuordnen, hochladen, Fehlendes nachfordern | Der Beleg wird zugeordnet und eingespielt, Fehlendes fordert der Agent selbst nach |
| Lohn-Vorlauf | Monatliche Änderungen einsammeln und ins Lohnprogramm tippen | Meldungen laufen strukturiert auf und werden nach Freigabe übergeben |
| Fristen & Wiedervorlage | Bescheide lesen, Frist merken, Wiedervorlage anlegen, erinnern | Die Frist wird erkannt, Wiedervorlage und Aufgabe angelegt, die Erinnerung an den Mandanten zur Freigabe vorbereitet |
| Mandantenschreiben | Standardmails und Briefe selbst formulieren | Mit echten Mandantendaten im Kanzlei-Ton fertig formuliert, Ihr Team liest und sendet |
| Posteingang | Post und Mail sichten, zuordnen, ablegen, weiterleiten | Klassifiziert, zugeordnet, abgelegt und an Agent oder Mensch geroutet |
DATEV bleibt Ihre Buchhaltungslogik. bee-hub.ai sammelt den unstrukturierten Input vorne ein (Mail, Nachrichten, Papier), schreibt strukturiert zurück und erzeugt die fertigen Dokumente hinten.
Eingangsrechnungen erfassen, gegen Bestellung prüfen, Kontierung vorbereiten.
Postfächer triagieren, zuordnen, vorbereiten. Teil praktisch jedes digitalen Mitarbeiters.
Antworten aus Ihren Dokumenten mit Quelle. Basis-Wissensdatenbank immer gratis dabei.
Acht Fach-Sparringspartner (Vertrieb, Einkauf, Kalkulation, Controlling …) auf Ihren echten Zahlen. Additiv, für Bestandskunden.
Offene Posten, Zahlungserinnerungen in Stufen, Fristen und Wiedervorlagen im Blick.
Interner KI-Chat auf Ihren Daten. Fragen statt suchen. Bei jedem Mitarbeiter inklusive.
Weniger Sachbearbeitung, mehr Zeit für die Mandanten, die Beratung brauchen.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Betrieb.