Bestellungen, Anfragen und Reklamationen laufen bei Ihnen über Telefon, E-Mail und ERP gleichzeitig. Ein digitaler Mitarbeiter übernimmt die Sachbearbeitung dahinter und bereitet jede Entscheidung für Ihr Team vor.
Bestellungen kommen per E-Mail, Fax und Telefon rein und müssen manuell ins ERP übertragen werden, oft mit Abweichungen bei Artikelnummern, Mengen oder Staffelpreisen.
Kunden und Aussendienst fragen ständig Lagerbestand, Liefertermine und Ersatzartikel ab, während die Sachbearbeitung eigentlich an Angeboten oder Aufträgen sitzt.
Jedes Angebot braucht den Abgleich mit individuellen Kundenkonditionen, Mindestmengen und aktuellen Einkaufspreisen, bevor es rausgehen kann.
Falschlieferungen, Mengendifferenzen und Transportschaeden landen unsortiert im Postfach und müssen erst dem richtigen Auftrag und Lieferanten zugeordnet werden.
Sicher gibt es bei Ihnen noch eigene Stellen in diesem Ablauf, an denen täglich Zeit liegen bleibt. Genau die nehmen wir mit auf.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Erfasst eingehende Bestellungen aus E-Mail und Fax, gleicht Artikelnummern und Mengen mit dem ERP ab und markiert Abweichungen für die Freigabe durch Ihr Team.
Beantwortet Standardanfragen zu Lagerbestand und Lieferzeiten direkt aus dem ERP, damit die Sachbearbeitung nicht bei jeder Anfrage unterbrochen wird.
Stellt Angebote nach hinterlegten Preislisten und Kundenkonditionen zusammen und legt sie zur Prüfung und zum Versand durch den Vertrieb bereit.
Ordnet eingehende Reklamationen dem passenden Auftrag und Lieferanten zu, fasst den Sachverhalt zusammen und bereitet die Antwort vor, final versendet Ihr Team.
Sortiert Anfragen zu Nachbestellungen und Rahmenvertraegen nach Dringlichkeit und Lieferant vor, damit der Einkauf priorisiert statt sichtet.
Die individuellen Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, die nur bei Ihnen gelten, übernimmt der digitale Mitarbeiter genauso. Das ist der Maßanzug.
Bestellungen aus Mail und PDF ins ERP, plus kapazitätsbasierte Terminierung.
Anfrage erfassen, Kalkulation vorbereiten, Angebot erstellen, abstimmen, nachfassen.
Rechnungen und Lieferscheine erstellen, prüfen, koppeln, inkl. Zolldokumente.
Nimmt Anrufe entgegen und beantwortet Website-Chats rund um die Uhr, leitet komplexe Fälle weiter.
Beschwerden erfassen, kategorisieren, Vorgang anlegen, Standardfälle vorbereiten.
Offene Posten, Zahlungserinnerungen in Stufen, Fristen und Wiedervorlagen im Blick.
Ihr Team kennt die Kunden. Der digitale Mitarbeiter kennt die Prozesse dahinter.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den konkreten Hebel in einem Ihrer Prozesse.