Ein digitaler Kollege übernimmt Auftragsannahme, Statusanfragen und Frachtdokumente im Tagesgeschäft. Ihre Disposition bleibt bei der Steuerung, nicht bei der Sachbearbeitung.
Wo ist meine Sendung, wann kommt die Lieferung. Disponenten und Sachbearbeiter beantworten diese Fragen per Telefon und Mail parallel zur eigentlichen Steuerung, obwohl der Status im TMS längst hinterlegt ist.
Frachtauftraege kommen als Mail, PDF oder Anruf rein, mit wechselnden Formaten je Kunde. Referenznummer, Ladestelle, Entladestelle und Termin müssen manuell ins System übertragen werden, bevor disponiert werden kann.
CMR, Lieferschein, Rechnung prüfen und ablegen, dazu Avise an Empfaenger und Rampen raustelefonieren oder mailen. Zeitfenster koordinieren kostet vor allem in Spitzenzeiten viele Sachbearbeiterstunden.
Bei Transportschaeden müssen Meldung, Fotos, Frachtbrief und Versicherungsangaben zusammengetragen und fristgerecht weitergeleitet werden. Das läuft oft manuell nebenher und geraet unter Zeitdruck.
Sicher gibt es bei Ihnen noch eigene Stellen in diesem Ablauf, an denen täglich Zeit liegen bleibt. Genau die nehmen wir mit auf.
Der Agent bereitet vor, Sie geben frei.
Der digitale Mitarbeiter prüft eingehende Statusanfragen gegen das TMS und antwortet automatisch mit dem aktuellen Sendungsstand. Nur Sonderfälle landen beim Disponenten.
Eingehende Auftragsmails werden ausgelesen, Referenz, Ladestelle, Entladestelle und Termin strukturiert erfasst und als Entwurf ins System übertragen. Freigabe und finale Disposition bleiben beim Menschen.
Der Kollege stimmt Zeitfenster mit Empfaengern und Rampen per Mail ab und traegt bestätigte Slots ins System ein, sodass Disponenten nur bei Konflikten eingreifen.
CMR, Lieferschein und Rechnung werden auf Vollständigkeit geprüft, den richtigen Aufträgen zugeordnet und abgelegt. Abweichungen werden für die Sachbearbeitung markiert.
Bei gemeldeten Schaeden stellt der digitale Mitarbeiter Frachtbrief, Fotos und Auftragsdaten zusammen und bereitet die Meldung vor. Versand und Bewertung entscheidet weiterhin die Sachbearbeitung.
Die individuellen Prüfungen, Ausnahmen und Regeln, die nur bei Ihnen gelten, übernimmt der digitale Mitarbeiter genauso. Das ist der Maßanzug.
Bestellungen aus Mail und PDF ins ERP, plus kapazitätsbasierte Terminierung.
Rechnungen und Lieferscheine erstellen, prüfen, koppeln, inkl. Zolldokumente.
Postfächer triagieren, zuordnen, vorbereiten. Teil praktisch jedes digitalen Mitarbeiters.
Beschwerden erfassen, kategorisieren, Vorgang anlegen, Standardfälle vorbereiten.
Eingangsrechnungen erfassen, gegen Bestellung prüfen, Kontierung vorbereiten.
Ihre Disposition steuert den Verkehr, nicht das Postfach.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den konkreten Hebel in einem Ihrer Prozesse.